6.4. Herramientas Tecnológicas y Procedimientos Internos: CONYCA SOLUCIONES S.A.S., dispone de herramientas tecnológicas para la revisión y monitoreo de sus contrapartes en listas nacionales e internacionales. Además, cuenta con procedimientos internos para tratar diligentemente las fuentes de riesgo de LA/FT/FPADM.

6.5. Debida Diligencia: Todos los accionistas, clientes, proveedores y empleados de la compañía serán objeto del proceso de debida diligencia antes de iniciar cualquier relación comercial, contractual o laboral. La información requerida para este proceso se actualizará al menos una vez al año.

6.6. Responsabilidad de los Empleados: Tanto los empleados directos como los indirectos son responsables de velar por la ejecución, cumplimiento y tratamiento de todas las normas relacionadas con la prevención y gestión del riesgo LA/FT/FPADM. Esto incluye las actividades de control interno inherentes a sus responsabilidades

.

6.7. Capacitación Anual: CONYCA SOLUCIONES S.A.S., capacita a todos sus accionistas y empleados directos e indirectos en temas del SAGRILAFT al menos una vez al año.

6.8. Manejo de Dinero en Efectivo: La empresa establece que, para el manejo de dinero en efectivo, los únicos medios de pago y recaudo utilizados son aquellos ofrecidos por las entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Las cajas menores se manejan de acuerdo con los montos y procedimientos previstos para tal fin. Y si por las características de presencia estatal, tecnológica, financiera o cualquier otra, la negociación implique hacer una transacción en efectivo, esta debe estar aprobada por el representante legal principal y ser reportada al oficial de cumplimiento en el momento en que se genere.

6.9. Información Confidencial: La información administrada por CONYCA SOLUCIONES S.A.S., a la cual hayan tenido acceso empleados, administradores, miembros de la Junta Directiva o asambleistas y que no sea de conocimiento público en desarrollo del presente manual, está clasificada como información confidencial. Por lo tanto, está sujeta a las normas establecidas en la Ley 1581 de 2012.

6.10. CONYCA SOLUCIONES S.A.S., colaborará con las autoridades en proveer la información que sea solicitada en el desarrollo de los procesos de investigaciones de lavado de activos, financiación del terrorismo y armas de destrucción masiva.

6.11. Si alguno de los administradores o empleados de CONYCA SOLUCIONES S.A.S., se enfrentan a conflictos de interés relacionados con el análisis y decisiones de riesgos LA/FT/FPADM, deberán dar a conocer tal situación a su superior jerárquico inmediato y al oficial de cumplimiento.

6.12. El incumplimiento de esta política de CONYCA SOLUCIONES S.A.S., por parte de una o varias de las contrapartes, abarca y no limita, a que se puedan aplicar por incumplimiento las cláusulas penales de los contratos, las sanciones enmarcadas en el reglamento interno de trabajo y las respectivas denuncias a los entes de control competentes.

6.13. En CONYCA SOLUCIONES S.A.S., todas las contrapartes (clientes, proveedores, accionistas y empleados) que tengan un vínculo o relación con los negocios de la compañía serán sometidas a verificación. Esta verificación incluye la consulta de listas restrictivas y/o vinculantes para Colombia, tales como:

6.14. Lista del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (ONU): Se verifica si alguna contraparte aparece en esta lista, que incluye a personas y entidades sancionadas por actividades relacionadas con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.

6.15. Lista de Terroristas de los Estados Unidos de América: Se verifica si alguna contraparte está incluida en esta lista, que identifica a individuos y grupos asociados con actividades terroristas.

6.17. Organizaciones Terroristas: Se verifica si alguna contraparte está relacionada con organizaciones terroristas según la UE.

6.17.1. Personas Catalogadas como Terroristas: Se verifica si alguna contraparte está catalogada como terrorista por la UE.

6.17.2. OFAC (Lista Clinton): Se verifica si alguna contraparte aparece en la Lista Clinton de la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos.

6.18. Además, CONYCA SOLUCIONES S.A.S., se abstendrá de vincular contrapartes que se encuentren reportadas en las listas vinculantes o que estén bajo investigación penal con formulación de acusación por actividades relacionadas con lavado de activos, financiamiento del terrorismo y/o financiamiento para la proliferación de armas de destrucción masiva. Asimismo, la compañía no iniciará ni continuará vínculos comerciales o contractuales con contrapartes renuentes a suministrar la información o documentación requerida en el proceso de debida diligencia.

6.19. Ningún colaborador de CONYCA SOLUCIONES S.A.S., podrá autorizar operaciones, servicios, apoyos o celebración de contratos de ningún tipo con personas o empresas que aparezcan en las listas vinculantes.

6.20. Obtención de Conocimiento Claro: CONYCA SOLUCIONES S.A.S., se asegurará de obtener un conocimiento claro sobre sus contrapartes. Para lograrlo, se recopilará información básica relacionada con aspectos comerciales, financieros y legales. La empresa utilizará herramientas tecnológicas que permitan consultar las listas vinculantes y restrictivas. En el caso de terceros vinculados a la compañía y catalogados como de alto riesgo, se llevará a cabo un proceso de debida diligencia intensificada, y se establecerá un monitoreo permanente de acuerdo con los procedimientos establecidos.

6.21. Comportamientos Inusuales o Sospechosos: Si alguna contraparte presenta comportamientos inusuales o sospechosos, cualquier colaborador que identifique estos hechos debe informar al Oficial de Cumplimiento. El reporte debe incluir información suficiente y pruebas disponibles para llevar a cabo la indagación correspondiente y comunicar a las autoridades competentes (ROS).

6.22. Veracidad de la Información Suministrada: CONYCA SOLUCIONES S.A.S., no iniciará operaciones con terceros que suministren información falsa, incongruente o incompleta. Además, la empresa no continuará operaciones con terceros que, al momento de actualizar la información, proporcionen datos falsos, incongruentes, incompletos o engañosos.

6.23. Identificación del Beneficiario Final: La compañía cumplirá con el conocimiento de sus contrapartes hasta llegar a la identificación del "Beneficiario Final". Esto se realizará de acuerdo con lo indicado en la Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021 expedida por la DIAN.

6.24. Productos o servicios nuevos: Antes de lanzar cualquier producto, servicio, modificar sus características o incursionar en un nuevo mercado, CONYCA SOLUCIONES S.A.S., debe llevar a cabo la identificación y evaluación de los riesgos asociados al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM). Para lograr este objetivo, los líderes de cada proceso, con el apoyo del Oficial de Cumplimiento, realizarán una evaluación del riesgo de LA/FT/FPADM relacionado con estas nuevas operaciones. Diseñarán controles adecuados para mitigar dichos riesgos y dejarán constancia de este análisis. Esta documentación permitirá tomar decisiones informadas sobre la viabilidad y conveniencia de las operaciones para la compañía.

6.25. Personas Expuestas Políticamente (PEP) en CONYCA SOLUCIONES S.A.S.: En CONYCA SOLUCIONES S.A.S., las relaciones contractuales con personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes internamente importantes, o que por razón de su cargo manejen recursos públicos, o que detenten algún grado de poder, requieren procesos de conocimiento más estrictos o diligencia intensificada. Además, su vinculación deberá ser aprobada por el Representante Legal.

6.25.1. Para la identificación como PEP, se utilizarán los siguientes mecanismos:

6.25.1.1. Declaración del Propio PEP: Durante el proceso de vinculación a la Compañía, se obtendrá información directa del propio PEP sobre su condición.

6.25.1.2. Contrapartes con Acceso a Recursos Públicos: Se considerarán como PEP a contrapartes de las que se tenga información de su capacidad de acceso a recursos públicos. Esta información puede provenir de cualquier otra fuente y será definida a criterio del Oficial de Cumplimiento.

6.25.1.3. Consulta en Fuentes Internas y Externas: Se realizarán consultas en fuentes de información internas y externas para verificar la condición de PEP.

6.26. Actualización de información de las contrapartes: Como parte del conocimiento y debida diligencia de las contrapartes, la compañía deberá realizar procesos de actualización de información como mínimo cada año incluyendo la validación en listas restrictivas y vinculantes. Dicha labor será adelantada por el área que origine la vinculación y administración de las contrapartes (área de compras, recursos humanos y financiera, entre otros) dejando constancia de su ejecución y resultados.

6.26.1. Todas las actividades, negocios y contratos que realice CONYCA SOLUCIONES S.A.S., con sus contrapartes, deberán estar soportados debidamente, contar con el registro de fecha y debe estar autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

6.26.2. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos de la empresa, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes.

6.26.3. El área financiera y contable verificará que la acusación de toda cuenta por pagar esté soportada con una factura o documento equivalente y sus anexos. A los bienes o servicios recibidos que no cuenten con un soporte válido, no se les autorizará su pago hasta tanto no se reciba el respectivo soporte.

6.27. Administración del riesgo de LA/FT/FPADM: CONYCA SOLUCIONES S.A.S., establece y asigna de forma clara, a quien corresponde el ejercicio de facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT. El funcionamiento del sistema requiere de la participación de todas las personas independientemente de las funciones específicas asignadas para un adecuado funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT.

Atentamente,

Gerente

CONYCA SOLUCIONES S.A.S.

Fecha: 01 de junio de 2024